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Die E-Rechnung
Tipps für den Umgang mit der E-Rechnungspflicht
E-Rechnungen müssen Unternehmen mit B2B-Geschäften ab dem 01.01.2025 empfangen und lesen können. Wir können uns entspannen – dafür reicht ein E-Mail-Postfach und ein kostenloser Viewer!
Themen
Wofür braucht man E-Rechnungen?
Der Staat möchte gemäß des Wachstumschancengesetzes gerne fördern, dass Behörden und Unternehmen (B2B) automatisiert und digital miteinander kommunizieren können. Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse von Unternehmen wird dadurch weiter vorangetrieben. Dafür sind PDF-Dateien (z. B. PDF-Rechnungen und eingescannte Dokumente) nicht geeignet. Wo auf dem PDF-Dokument ist z. B. der Kundenname, das Lieferdatum oder die Rechnungsnummer? Traurig aber wahr – auch im Zeitalter von KI (künstlicher Intelligenz) kann diese „schwere“ Dekodierung nur von einem Menschen fehlerfrei ausgeführt werden!
Aufgrund des Wachstumschancengesetzes wird §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) insofern angepasst, dass mit einer gewissen Übergangsfrist zukünftig bei B2B-Geschäften für alle Abrechnungen (außer für Kleinbeträge) nur noch eine sogenannte „elektronische Rechnung“ bzw. E-Rechnung mit einem strukturierten Datenformat zulässig ist.
Was ist eine XRechnung?
Um den automatisierten schnellen Datenaustausch zwischen Computersystemen zu ermöglichen fordert der Staat jetzt ein maschinen-lesbares Datei-Format. Ein sogenannte XML-Format. Die Informationen einer Rechnung werden darin in eine gewisse Struktur verpackt und jede einzelne Information mit einem Attribut oder Label versehen, damit eine Maschine eindeutig weiß, um was für eine Information es sich handelt und welches Datenformat vorliegt. Dieses Datei-Format mit den darin auf bestimmte Weise benannten Informationen wird XRechnung genannt. Der Standard XRechnung wurde nach den Vorgaben für den elektronischen Datenaustausch der öffentlichen Verwaltung entwickelt und ist konform zur europäischen Norm EN 16931‑1.
Für einen Menschen ist diese Datei immer noch lesbar, allerdings sind die Informationen nicht besonders „leserlich“ angeordnet. Daher braucht man als Mensch in am besten einen Viewer für die hübsche und übersichtliche Anzeige der Informationen.
Viele Informationen zum Thema gibt es z. B. auch auf der Seite FAQ zum Thema XRechnung.
Kostenloser Viewer für XRechnungen (Ultramarin Viewer)
Unter schiedliche Buchhaltungsprogramme können bereits XRechnungen empfangen, darstellen, archivieren und auch erzeugen. Im Vergleich zu den kommerziellen Lösungen stellt der Ultramarin Viewer eine kostenlose Variante zum Anzeigen von XRechnungen dar.
Hinweis zum Ultramarin Viewer:
- Datumsfelder müssen im Format yyyy-mm-dd in der XML-Datei eingegeben werden, sonst kommt es zu einer Fehlermeldung.
- Beträge müssen mit der amerikanischen Punktschreibweise (3.00) in der XML-Datei stehen. Angezeigt werden sie aber korrekt mit Komma (3,00).
- Wenn ein Text in einem Betragsfeld steht kommt es beim Viewer zu einer Fehlermeldung.
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Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung
Damit Menschen die E-Rechnungen bzw. XRechnungen aber immer noch lesen können, wird beim „ZUGFeRD“ Standard einfach in einer menschen-lesbaren PDF-Rechnung dieselbe Information in einer integrierten XML-Datei „versteckt“. Diese Kombi-Datei aus XML- und PDF-Datei wird als „ZUGFeRD“ bezeichnet.
Fristen zur
Einführung der
E-Rechnung
B2C-Rechnungen an Privatkunden:
- Die Geschäfte mit Privatkunden sind von der Einführung der E-Rechnung nicht betroffen. Hier können weiterhin sontige Rechnungen ausgestellt werden.
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Die Geschäfte mit Privatkunden sind von der Einführung der E-Rechnung nicht betroffen.
Hier können weiterhin sonstige Rechnungen ausgestellt werden.
B2B-Rechnungen an Unternehmen:
- Rechnungen über Kleinbeträge (deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt) können auch zukünftig als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
- Ab 01.01.2025 müssen E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen und verarbeitet werden können. Ein E-Mail-Postfach und ein Viewer für XRechungen benötigt man lediglich dafür.
- Ab 01.01.2027 müssen E-Rechnungen von Unternehmen ausgestellt werden, deren Umsatz über 800.000 Euro liegt
- Ab 01.01.2028 müssen alle B2B-Rechnungen als E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt werden bei Beträgen, die höher als die Grenze für Kleinbeträge liegen
Details zum Aufbau einer XRechnung
Die im Standard XRechnung verwendete XML-Datei hat einen Aufbau ähnlich einer HTML-Datei (Webseitenquelltext).
Blöcke werden mit <cac: …> eingeleitet und mit </cac: …> abgeschlossen. In diesen Blöcken stehen wiederum Einträge, die mit <cbc: …> eingeleitet und mit </cbc: …> abgeschlossen werden. Der Straßenname ist z. B. die Zeile:
<cbc:StreetName>Musterstraße 3</cbc:StreetName>
und steht im Block:
<cac:PostalAddress>
<cbc:StreetName>Musterstraße 3</cbc:StreetName>
</cac:PostalAddress>
Es ist also etwas mühsamer für einen Menschen sich an die zusätzlichen Steuerzeichen zu gewöhnen, die das XML-Format fordert, aber es ist durchaus machbar!😃
Elemente der
XRechnung
Im Internet gibt umfangreiche Erklärungen zum Aufbau und allen Elementen des XRechnung Standards (z. B. Anwendungshandbuch zur XRechnung).
In solchen online Handbüchern wird die Struktur der XML-Datei mit den einzelnen Ebenen und zur Verfügung stehenden Elemente visualisiert. Abhängig davon, welche Details eine Rechnung enthalten soll, können jetzt Code-Zeile mit „<cbc: …> … </cbc: …>“ belieb hinzugefügt oder entfernt werden.
Beispiel für eine
XRechnung
Über die folgende Schaltfläche kann ein Beispiel zu einer XRechnung heruntergeladen werden. Diese kann z. B. mit dem Ultramarin Viewer betrachtet und mit einem Editor (z. B. Notpad++) bearbeitet werden. Es ist also möglich manuell E-Rechnungen zu erstellen. Der Aufwand dafür ist allerdings hoch.
Fazit zur E-Rechnung
In 2025 können Unternehmen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen sowohl bei privaten als auch B2B-Verkäufen.
Lediglich für den Empfang von E-Rechnungen muss ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stehen und ein Viewer zum Anzeigen der XRechnung wird benötigt. ZUGFerD-Rechungen sind für Menschen und Maschinen, wie oben beschrieben ja bereits lesbar.
In meinem Shop biete ich eine Excel-Anwendung mit integrierter Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) an für die einfache Buchhaltung eines Gewerbes in Excel.
Digitalisierung - Wie geht es weiter?!
Wenn der Staat uns zur Digitalisierung drängt. Was tun wir? Wie sollen wir uns verhalten? Was ist jetzt eine sinnvolle Lösung? Sicher gibt es auf diese Fragen viele Antworten. Was ist jetzt aber eine ganz einfache Lösung?
Aus meiner Sicht ist das die Nutzung eines Online-Shops. In diesem können die eigenen Produkte angeboten werden und der Shop schreibt dann die (E-)Rechnung an die Kunden. Vom Shop selbst erhält man dann z. B. einmal pro Monat eine Auszahlung, die man dann in seine EÜR eintragen kann. Gerade kleine Unternehmen profitieren davon stark, da es die Buchhaltung vereinfacht.
Die Herausforderung besteht am Anfang darin den passenden Online-Shop auszuwählen und die eigenen Produkte. Danach geht es darum Texte der Kunden zu optimieren, damit sie sich im Shop zurechtzufinden und bei Bedarf neue Produkte einzupflegen.
Beispiele für Shops gibt es viele:
Wenn du noch weitere Beratung zu dem Thema benötigst kontaktivere mich gerne oder buche direkt ein Online-Coaching.